Приглашение на работу в официальной форме относительно недавно стали использовать в кадровой практике российские работодатели. Как правильно составить Job-offer, на какие моменты обратить особое внимание – об этом расскажем в материале статьи.
Официальное письменное приглашение на работу используется при подборе персонала. В российских компаниях Job-offer часто применяют при необходимости занять свободное вакантное место руководителя или ведущего специалиста. , отправленное в письменном виде, позволяет:
Необходимо учитывать, письмо-приглашение на работу не содержит всех сведений, фиксирующихся в трудовом договоре. Но работодатель в письме указывает, на какую должность принимается кандидат, на каких условиях. В приглашении может быть обозначена заработная плата , порядок компенсационных выплат, льготные условия, срок испытательного срока.
На собеседованиях нередко представляют общие сведения о вакансии. Кандидат формирует собственное представление о вакантной должности. В первый трудовой день новый сотрудник нередко понимает, что должность не соответствует его личным требованиям. Уровень заработной платы, поощрительных выплат, компенсаций и другие условия не устраивают.
Письменное приглашение на работу позволяет описать все условия подробно. Внизу кандидат ставит свою подпись и дату ознакомления с документом. Это дает своеобразную гарантию соискателю, что его примут на вакантную должность. Работодателю приглашение дает гарантию, что освободившееся место займет специалист с соответствующим уровнем образования, квалификации и опыта.
Трудовое законодательство не регламентирует обязательное оформление письменного приглашения. Образец приглашения на должность не имеет унифицированной формы. Работодатель вправе разработать такой документ в индивидуальном порядке и указывать в письме всю информацию, которая считается наиболее важной.
Довод 4. Кандидат не был фактически допущен к работе
О фактическом допуске к работе говорят, когда компания и сотрудник забыли оформить трудовой договор. Но работодатель (или его уполномоченный представитель с его ведома) уже поручал сотруднику работу (). В ситуации, рассматриваемой в этой статье, ничего подобного не происходило. На это укажите в суде.
Довод 5. Письменный мотивированный отказ в приеме на работу направлен соискателю
Только действительно отправьте отказ кандидату. Причем немедленно. В статьи 64 Трудового кодекса сказано: «Работодатель должен сообщить кандидату причину отказа не позднее семи рабочих дней с той даты, когда кандидат предъявил такое требование». Сделать это нужно в письменной форме. Составьте отказ на бланке организации в произвольной форме (образец см. ниже). Пусть его подпишет руководитель компании или другой уполномоченный работник. Например, руководитель службы персонала.
Письменный отказ лучше вручить лично в руки соискателю либо направить по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Если Вы проводили собеседование по Skype, отказ можно отправить по электронной почте, скрепив документ электронной цифровой подписью.
Довод 6. Отказ мотивирован деловыми качествами кандидата – он не способен выполнять трудовую функцию
Укажите, к примеру, что профессионально-квалификационные качества и личностные характеристики соискателя не соответствуют требованиям, предъявляемым компанией к вакансии. Под профессиональными качествами понимается: есть ли у кандидата нужная профессия, специальность, квалификация. А под личностными характеристиками – состояние здоровья, уровень образования, опыт работы по специальности или в отрасли (). И помните: отказ не должен носить дискриминационный характер, быть связан с полом, расой, национальностью, возрастом.
Вопреки прогнозам экспертов, непростая экономическая ситуация привела не к перенасыщению рынка труда кандидатами, а наоборот, к его инертности.
Это связано с высоким уровнем тревожности и опасением менять место работы в такое сложное время. В таких условиях конкуренция между работодателями остается актуальной.
Если работодатель выбрал подходящего соискателя на вакантную должность, следует направить ему приглашение на собеседование.
Образец такого приглашения можно посмотреть ниже, как его правильно составить и передать соискателю также читайте в статье.
Оценка предложения соискателем происходит уже на этапе приглашения на вакансию.
Многие рекрутеры сталкиваются с ситуацией, когда кандидат игнорирует приглашающие письма или, что еще чаще, не является на собеседование. Вместо того, чтобы обвинять кандидата в необязательности, стоит провести анализ приглашения на предмет ошибок.
При размещении резюме у кандидата есть возможность указать предпочитаемый способ связи (телефон или электронная почта) и время, удобное для звонка.
Если он не находится в активном поиске работы и найден методом HeadHunting или Executive search, то допустимо использовать социальные сети (Facebook, LinkedIn) или коммуникаторы (Telegram, Viber).
Нежелательно отправлять приглашение через смс, это правило плохого тона.
Это может быть письмо на электронную почту или отклик на размещенное в Интернете резюме. Многие работные сайты предлагают соблюсти деловой этикет, используя разработанные ими шаблоны писем. В большинстве случаев они выглядят так:
Образец 1.
«Уважаемый Иван Иванович!
В настоящее время в нашей компании открыта вакансия Системного администратора. Опыт работы, описанные вами в резюме, показался нам интересным.
Для записи на собеседование, свяжитесь с нами по указанному ниже телефону»
Это удобно для работодателя, но кандидат, находящийся в активном поиске, получает десятки аналогичных писем.
Кроме того, если представить, что такое письмо получит соискатель 22 лет, не имеющий опыта работы, это покажется ему нелогичным. Он, скорее всего, сделает вывод о том, что резюме его не прочитали, сделав массовую рассылку, и оставит приглашение без ответа.
Подходите к оформлению приглашения соискателя на собеседование индивидуально.
Индивидуальный подход поможет обратить на себя его внимание.
Прежде всего, необходимо изучить резюме кандидата, и в приглашении сделать правильные акценты, влияющие на мотивацию: значимость позиции, уровень полномочий, размер дохода, расширенный соцпакет, медицинская страховка и т.д.
Образец 2.
«Иван, добрый день!
В настоявшее время в нашей компании открыта вакансия Менеджер по персоналу. Ваше резюме нам интересно, мы хотели бы пригласить вас участвовать в конкурсе на эту позицию. Подробную информацию о требованиях и условиях работы вы найдете по ссылке….
В случае вашей заинтересованности, будем рады видеть вас в офисе компании, расположенном по адресу. В случае если у вас появится вопросы, вы можете связаться с менеджером по персоналу. Хорошего дня!»
Преимущества письменного приглашения на собеседование:
Образец 3.
«В случае, если поиск работы для вас не актуален, мы будем благодарны за рекомендации специалистов из круга ваших профессиональных контактов»
Телефонное приглашение применимо в случае работы с кандидатами на топовые позиции или редким специалистом. Личное внимание будет оправдано.
Кроме того, часто возникает необходимость уточнить принципиально важные моменты, и только потом принимать решение о личной встрече.
Например, возможная релокация кандидата или ожидаемый уровень дохода. Сценарий такого разговора может выглядеть так:
Образец 4
«Добрый день, Иван! Меня зовут Мария, я – менеджер по персоналу компании «Европласт».
Благодарю вас за отклик на нашу вакансию.
Удобно и вам сейчас разговаривать? Насколько актуален для вас поиск работы? Готовы ли вы рассмотреть вариант переезда в другой город?»
В случае приглашения по телефону на собеседование, дополнительно выслать контакты встречающего лица, адрес и время, допустимо с помощью смс.
Правила этикета предполагают необходимость оговорить регламент встречи – время, которое займет собеседование.
Не стоить забывать и о документах, которые могут потребоваться, например, для оформления пропуска на территорию предприятия или подтверждения квалификации.
Акцент на конкурсный отбор необходим при любой форме приглашения. Это защитит работодателя от претензий соискателя в случае отрицательного решения по его кандидатуре.
Важно помнить, что федеральное законодательство обязывает работодателя в 7-дневнный со дня встречи оповестить кандидата о причинах отказа в приеме.
Для того чтобы закрыть вакансию, необходимо провести встречи с несколькими кандидатами. И хороший рекрутер должен знать, как правильно пригласить кандидата на собеседование по телефону и по электронной почте, так чтобы он непременно пришел. Помните, что рекрутер представляет лицо компании и также как HR-специалист выбирает кандидатов, кандидаты выбирают наиболее подходящего работодателя. Мы собрали для вас образцы приглашений и полезные советы о том, как пригласить соискателя.
Предложение прийти на собеседование является визитной карточкой компании, и каждая организация оформляет ее по-своему. Но если компания предъявляет достаточно высокие требования к своим кандидатам, то к вопросам найма стоит подойти не менее тщательно. И в поиске идеального работника важны именно мелочи.
Как оформляется приглашение?
Приглашение на собеседование, как правило, бывает двух видов:
Письменное (по электронной почте, смс и другие средства связи).
Как пригласить кандидата по телефону?
Удобный способ установить первый контакт с кандидатом это просто позвонить ему. Однако помните, что соискатели не сидят без дела в ожидании вашего звонка, и велика вероятность, что человек занят в данный момент.
Поэтому после того как вы представились, назвали компанию и цель звонка стоит поинтересоваться, не отвлекаете ли вы его и может ли он говорить. Если кандидату удобно разговаривать в данный момент вы можете продолжить общение. Если у вас возникли вопросы об опыте работы и навыках стоит уточнить этот момент. Если в вакансии есть какие – либо особенности, например, работа с иностранцами, ненормированный рабочий день и т.д. Уточните готов ли соискатель к таким условиям. Так же можно сразу обсудить зарплатные ожидания кандидата.
Распространенные вопросы кандидатов:
Опишите подробнее мои задачи
Где вы находитесь?
Что входит в мои обязанности?
Трудоустройство официальное?
Сколько длится испытательный срок?
Приглашаем кандидатов по телефону пример:
Добрый день, Елена! Вас беспокоят из компании «Лютик», меня зовут Светлана. Вы откликались на нашу вакансию «менеджера по продажам». Вам удобно сейчас говорить?
Добрый день, да.
Елена, я хотела уточнить пару вопросов относительно вашего опыта работы. В вашем резюме указано, что вы работали помощником менеджера по продажам, уточните, вы осуществляли продажи самостоятельно?
Светлана, да, после обучения и получения опыта работы, я занималась продажами и расширением клиентской базы самостоятельно.
Отлично. Если вас устраивают условия, представленные в вакансии, я хотела бы пригласить вас на встречу. Скажите, завтра вам будет удобно?
Да, во второй половине дня.
13.00 вас устроит?
В вашем резюме указан адрес электронной почты, скажите он актуальный?
Да, все верно.
Тогда, я вышлю вам подробный адрес, схему проезда и контакты для связи со мной. Большое спасибо, за разговор.
Буду ждать. Всего доброго.
Если обе стороны остались довольны полученной информацией, то стоит назначить дату и время интервью для более детального знакомства. Обозначьте адрес и сообщите, что более подробную информацию вышлите кандидату в письме. Так вы будете, уверены, что у человека верные сведения и ему не придется запоминать или записывать за вами. Помните, что телефонный звонок не должен занять много времени. И 10-15 минут будет достаточно.
Высылая письмо приглашение на собеседование, обозначьте в нем:
Дату и время интервью;
Контактное лицо;
Телефоны для связи;
Список необходимых документов, которые должен предоставить кандидат;
Приглашение на собеседование по электронной почте образец
Уважаемый Денис Сергеевич,
Я изучил Ваше резюме на позицию «Старшего менеджера» и пришел к выводу, что Ваше образование и опыт работы идеально подходят для этой должности. Чтобы обговорить все нюансы и ближе познакомиться с Вами, приглашаю Вас на собеседование, которое состоится 15 декабря в 13.00.
Если указанная дата или время Вас не устраивают, свяжитесь со мной для уточнения времени.
С уважением,
Максим Анатольевич, директор по подбору персонала
Уважаемая Анна,
Я внимательно изучил присланное Вами резюме. Ваша квалификация и опыт работы отвечают требованиям нашей компании. Но, к сожалению, должность, на которую вы откликались, уже занята, однако в данный момент у нас освободилась вакансия старшего менеджера. Если данная работа Вас интересует, прошу связаться со мной по телефону 8495675 65 54, доб.132
Вы ищете новую работу и наконец-то получили приглашение на собеседование? Поздравляем! Это радостная новость, особенно, если вакансия вам по-настоящему интересна, и вы ее настойчиво добивались. Но иногда такое приглашение застает врасплох и вы не знаете, как на него ответить. Как же грамотно согласиться или отказаться от приглашения на собеседование, при этом оставить о себе положительное впечатление? Рассмотрим две ситуации, когда вас приглашают на собеседование по электронной почте и по телефону.
Когда вы получили приглашением на собеседование на почту, сначала сделайте анализ информации из письма: название должности, функционал, название организации, ее адрес, имя и должность приглашающего. Этого вы так нетерпеливо ждали? Адресат вам знаком?
Если приглашение пришло с работного сайта или в ответ на обращение к работодателю , найдите первоисточник вакансии, и еще раз изучите всю доступную информацию о ней и компании. Перепроверьте - это именно то, что вам надо, или вы отправили резюме не обдумано, не сильно надеясь на отклик?
Сторителлинг, или Истории компании как
В первом случае смело шлите согласие о встрече, образец которого см. . После этого начините готовиться к всевозможным каверзным вопросам рекрутеров: изучите интернет и расспросите своих более опытных знакомых, которые успешно прошли сложный отбор в хорошую компанию.
Во втором случае сделайте более глубокий анализ информации о вакансии и оцените: справитесь ли вы с данным функционалом, удовлетворяете ли всем требования работодателя, а он вашим?
Да, безусловно, если вас пригласили, можно сделать вывод, что ваше резюме заинтересовало. Но, к сожалению, подбором персонала не всегда занимаются профессионалы. Поэтому если вы видите, что есть существенные разногласия между вашим резюме и запросом работодателя, велика вероятность, что вас пригласили без глубокого анализа резюме.
В этой ситуации есть риск, что вам сразу навстрече извиняясь, скажут, что ошиблись, либо все же начнут расспрашивать об опыте и все равно откажут. В итоге вы потеряете время на дорогу и встречу.
Чтобы это исключить, сначала созвонитесь с адресатом, или уточните в письме моменты, которые вас смущают. И только потом давайте положительный ответ на приглашение. Так вы сэкономите время и избежите очевидного отказа.
Если же вы получили приглашение от совершенно неизвестной вам компании , есть вероятность, что это спам или мошенники. Поэтому соберите всю доступную в интернете информацию о данном работодателе. Найдите сайт компании, изучите ее направление работы, историю, награды. Почитайте отзывы о компании кандидатов, которые проходили в ней интервью, ее бывших сотрудников и клиентов.
Вас заинтересовала эта информация, вы готовы работать у данного работодателя? Если «да» - пишите положительный ответ и идите на встречу. «Нет» - продолжайте поиск и верьте, что вы обязательно получите интересное предложение.
Когда вы изучили всю доступную о вакансии и работодателе информацию, и приняли положительное решение, напишите об этом. Сделать это не позднее двух-трех дней после того, как получили приглашение. Оперативный ответ покажет вашу сознательную заинтересованность.
Текст ответа составьте в деловом стиле: кратко, с уважением, достоинством и только по делу. Например:
Здравствуйте,… (имя отправителя)!
Спасибо за приглашение на собеседование. Я изучила предоставленную о компании и вакансии информацию (если письмо было с подробным описанием или ссылками на сайт компании и вакансию). Меня заинтересовало ваше предложение.
Готова встретиться с вами … (укажите удобное для вас время и место либо согласитесь на вариант, предложенный в письме).
С уважением, (ваше имя)!
(телефон,
skype и другие способы связи)
После этого ждите ответ на почту или по телефону. Если у вас изменились планы, обязательно сообщите об этом отправителю приглашения по почте или телефону. Соблюдайте деловой этикет, проявляйте уважение к собеседнику и его компании.
Вам позвонили из компании, в которой вы хотите работать? Вы ждали именно это приглашение на собеседование? Ура! Но не спешите!
Перед тем как пригласить вас на встречу, с вами проведут телефонное интервью - уточнят моменты, которые работодатель считает наиболее важными. Как правило, вопросы такого интервью касаются профессионального опыта и знаний, плюс вас проверяют на адекватность, умение вести деловую беседу и презентовать себя.
Уверены, вы заранее подготовились к такому звонку, так как это обязательный шаг на пути к «работе мечты». Когда вы его успешно прошли, вам скажут место и время встречи. Запишите информацию и обязательно уточните, кому вы можете перезвонить, если у вас появятся вопросы или изменятся обстоятельства встречи. Стремитесь получить два телефона или два канала связи.
Если же приглашение на собеседование поступило от пока еще незнакомого вам работодателя, внимательно и дружелюбно выслушайте предложение звонящего, уточните, откуда они узнали, что вы ищете работу. Поблагодарите за приглашение, и если оно вас заинтересовало, попросите возможность более подробно его изучить. С этой целью задайте интересующие вас вопросы. Уверены, вы знаете, что хотите от работы и компании, поэтому уже подготовили вопросы для работодателя.
Также попросите, если это возможно, прислать вам всю информацию, которую вы услышали по телефону на электронную почту, в письмо попросите дать ссылки на сайт работодателя, описание вакансии и другие источники информации о компании. Либо запишите название компании, и попросите время изучить всю доступную о них информацию.
Если вы убедитесь, что важные для вас критерии выбора работы соблюдены, предложение достойно вашего внимания, смело давайте положительный ответ о встрече. Сделайте это оперативно и не позже обговоренного срока. После этого, с верой в себя и в то, что будете полезны новому работодателю, начните готовиться к интервью.
Такая подготовка и положительный настрой, помогут вам успешно получить желаемую работу. Чего мы вам искренне желаем!
Прочитайте полезные статьи
Закрытие вакансии почти всегда предполагает поиск подходящих кандидатов в Интернете. Для того чтобы пригласить соискателя на собеседование, ему нужно отправить приглашение, в котором максимально заинтересовать его прийти на интервью.
Приглашение на собеседование считается своеобразной визитной карточкой компании. Любая организация может по-своему оформить его, общепризнанных стандартов в этом вопросе нет.
Тем не менее, если компания позиционирует себя серьезным работодателем и предъявляет к сотрудникам высокие требования, то и сама она должна соблюдать деловой этикет в общении. Персонализированный текст обращения, правильная форма приглашения, процесс общения - в поиске сотрудника на работу важна каждая деталь.
Как же оформить текст приглашения на собеседование, чтобы кандидат откликнулся и пришел на интервью?
К приглашению на собеседование есть только одно требование: оно должно выдерживаться в строгом деловом стиле, а текст должен быть лаконичным и правдивым. Оно не должно содержать орфографических ошибок. Если вам кажется, что текст сообщения может вызвать двоякое впечатление или его сложно читать, то лучше его полностью переделать.
Приглашение должно содержать следующую информацию:
Наименование компании.
Адрес офиса, где будет проводиться собеседование, вплоть до указания номера кабинета.
Если есть сложности в поиске адреса, то стоит приложить схему проезда, чтобы сориентировать соискателя.
Написать список документов, которые нужно взять на интервью: резюме, паспорт, трудовую книжку, дипломы и другое.
Дата и время собеседования.
Контактные данные hr- менеджера.
Также следует дать название должности, описание вакансии и уровень заработной платы.
После прочтения письма у соискателя должно быть понимание, кто и куда его пригласил, на какое время назначено собеседование и что с собой следует принести.
Образец приглашения может выглядеть так:
Уважаемый ***!
Компания ООО «***» предлагает Вам рассмотреть вакансию на должность «***».
Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и считаем, что Ваши знания и опыт соответствуют нашим заявленным требованиям.
Приглашаем Вас пройти собеседование с HR
-менеджером **.**.2017 года в 12:00 по адресу: ***, офис **.
С уважением,
HR
-менеджер компании «***»
Иванова Ивана Ивановна
Для приглашения на собеседование соискателей, резюме которых Вы самостоятельно нашли в Интернете, рекомендуется следующий шаблон:
Здравствуйте, уважаемый ***!
Меня зовут ***, я HR -менеджер компании «***».
Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме (ссылка) и считаем, что Ваши знания и опыт соответствуют нашим заявленным требованиям на открытую вакансию нашей компании «***».
Приглашаем Вас пройти собеседование **.**.2017 года в 12:00 по адресу: ***, офис **.
Просим взять с собой экземпляр резюме и паспорт.
При возникновении дополнительных вопросов обращайтесь по телефону ***.
С уважением,
HR
-менеджер компании «***»
Иванова Ивана Ивановна
Если приглашение оформлено правильно, то вам не составит труда заинтересовать кандидата приглашением на открытую вакансию, а ему не составит труда найти компанию и прийти на собеседование. И можно надеяться, что вакантная должность совсем скоро будет закрыта.
Теперь вы знаете, как составлять письмо с приглашением на собеседование соискателей в Интернете, и можете приступать к поиску лучших сотрудников на работу.
С онлайн-сервисом по подбору персонала JobHelp вы сможете сделать это наиболее эффективно и в короткие сроки: он объединяет все доступные в России job -сайты (более 40) в едином Личном кабинете. Здесь вы сможете просматривать подходящие под ваш запрос резюме со всех площадок по подбору кадров, отправлять сообщения кандидатам, приглашать на собеседования и не только.
Все лучшие функции площадок по подбору персонала стали доступны в одном месте, а поиск сотрудников на работу дешевле, комфортнее и эффективнее!
